【仕事効率化】いらない通知はシャットアウト!集中して作業に取り組もう!

仕事・早期退職

こんにちは!普段は社内SE、いずれはセミリタイヤを目論む「やまと」です!

いよいよ明日から2020年の仕事始めという方が多いのではないでしょうか?

年明けに出社したら、年始の挨拶を交わしつつ、自分のPCを立ち上げ最初に受信メールをチェックすると思います。

やまと
やまと

僕の連休明けの受信ボックスは、機械的に配信されたメールだったり、休み中の出勤者や海外駐在者からのメールで埋め尽くされ、漏れなくうんざりするパターンでした。

今日は会社・プライベートに関わらず、いらないメールやSNS情報に極力手を掛けない・目に入れないようにして、自分が本当にやるべき作業に集中したり作業時間を削られないよう工夫すべきだろうという考え方を書いて行きたいと思います。

ムダなメッセージを見極める

僕は社内SEを生業としていますが、大小合わせ50を超えるシステムのお守りをしている都合、システム処理の結果だったり参考的に配信される数値情報の定期メールが無数に飛んできます。

無論、エラーや障害を示すメールが飛んでくることもありますが、必要なものは全体の1割程度。要らないものは一括して開封済みにしてアーカイブフォルダに移動するといったムダなアクションを常に行っていました。

もちろん人間から来るメールもありますし、1件1件メールを目で見て→件名から要る/要らないを判定→アーカイブフォルダに移動 ・・・このアクションで数秒かかる・手が滑って必要なメールまでアーカイブフォルダに移してしまって、後から「あのメールが無い~」と探し回るような事も時々起きていました。

やまと
やまと

プライベートなメールでも、いつの間にか増えてしまった広告メールに受信ボックスが占領されてしまったり、批判的なメッセージが来て困ることもあり得ます。

自分の時間を取られないためにも、先ずは必要な情報だけを上手く選別出来るよう情報の種類を整理して認識をしましょう。

具体的な情報の振り分けや遮断について

①会社のメール

会社のメールクライアントで、メールの自動振り分け機能があると思います。(※僕の所はMSのOutLookを使っていてその機能はあります)。

メールの件名(件名に一定のキーワードが含まれているか)・差出元のメアドなどを条件に、開封済みにして→XXXアーカイブに移動させる・・・といった設定が出来るかと思うので、そういった設定を活用して目で見なければならない対象物を極力減らす方策がよいと思っています。

outlookの例。赤枠など一定のルール設定で自動的に指定したフォルダにメールが移動します。

【 参考】

ちなみに、僕は受信ボックスにはほとんどメールは置かず、「すぐ処理するもの」「時間をおいて処理するもの」「一時保留のもの」の3フォルダを作って、受信ボックスからはこの3フォルダに即刻移動する方法も取っています。

「すぐ処理するもの」フォルダに入れたメールから処理して終わったらアーカイブ、次いで「時間をおいて処理するもの」フォルダ内の仕事を片付けてゆきます。

そうする事で、受信ボックスは済々として気持ちよく、具体的に進める仕事は各フォルダの優先順で済ませてゆく事で効率的に動くことが出来るので参考にしてください。

②プライベートなメール

プライベートなメールの場合、通販サイトや以前登録したお店からの広告メールが多数届くパターンが多いかと思います。

この場合、会社とは違ってフォルダー分けをするよりも一度時間を取って、配信元のサイトへアクセスして配信そのものを停止する作業をする・電話で断る必要のあるものであれば面倒でも連絡を取って不要なメール配信の根っこからストップさせるようにしましょう。

もう1つ大事なのは、一旦減らしたメール配信をまた増やさないようリバウンドに気を付ける事です。

何かネット通販で買い物をする際に、注意してみていないとデフォルト(初期値)でメール配信がされる設定で了承させられている場合が多いと思います。

物品の購入やサービスの申し込みなどの場面では、よく注意して要らない配信は受けないよう常に気を付けましょう。

③LINE

LINEでも、例えばスタンプ目当てで登録した不要なメーカーだったりサービス業者が友達に入ったままという事は無いでしょうか?

こちらも面倒がらずに要らないものは解除する、必要になった場合は再度登録すればいい・・・の意識で断捨離することでスッキリします。

④Twitter

僕はTwitterの超初心者なので調べながら書いていますので間違っていたらゴメンなさい。。

見たくないツイートってあると思います。そんな場合には「ミュート機能」があって、対象となるユーザーのツイートを非表示に出来る機能があります。

これは相手をフォローしていてもしていなくてもミュートにさえしてしまえば、そのユーザーのツイートは一切表示されなくなる機能とのことです。

ミュート機能はよく出来ていて、相手にはミュートしたことが判らないようになっているとのこと。単純にフォローを外すと相手に判ってしまい気まずくなるでしょうから、ミュートを使い自分のタイムラインにから不要ツイートを除く事が良いみたいです。

まとめ/情報受信の断捨離

ブログだったりYouTubeに取り組む人も増えて来ていると思いますが、自分が本当にやるべき(やりたい)作業にちゃんと時間リソースを充て集中して作業に取り組むことが、質の良いブログ記事や動画を生産できることにつながるのではないでしょうか。

僕はシステムのお守りをする社内SEなので少し事情が特殊かもしれませんが、無数に飛んでくるシステム処理の結果や参考的に定期メールは、1種類ずつ要否を吟味して、今では50種類くらいメールの仕分けルールを作った事で、少なくとも1日で30分程度は無駄を省けた状況でした。

ちょっとの時間だから・・・と、メールやTwitterの閲覧に予想外に時間を掛けてしまう事は、長期的に見て自分のコンテンツの蓄積に有利に働くとは言えないでしょう。時間が無い中で副業として取り組んでいる・コンテンツが収益を生み出す元となっているのであれば、なおさら重要な問題かと思います。

明日からの仕事始めを期に、まだ情報受信の「断捨離」をしていない方がいれば上記した様な事を行って、本当に必要な時間を作り出す施策に取り組むのもよいかと思います。

やまと
やまと

一度に全部は出来ないかもですので、この辺の断捨離作業もコツコツと日々の積み上げ作業のつもりで行うと進みやすいのではないでしょうか?

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